Política Antisoborno y Anticorrupción
Compromiso de Medmedic
En Corporación Medmedic S.A.C. mantenemos un compromiso firme con la integridad, transparencia, legalidad y conducta ética en todas nuestras actividades comerciales y administrativas.
Medmedic mantiene una política de tolerancia cero frente al soborno y la corrupción. Ningún objetivo comercial, venta, contrato, beneficio económico o relación con un tercero justifica la realización de una conducta contraria a estos principios.
La presente política establece lineamientos destinados a prevenir, identificar, reportar y gestionar posibles actos de soborno, corrupción, conflictos de interés u otras prácticas indebidas vinculadas con las actividades de Medmedic.
Ámbito de aplicación
Esta política es aplicable a todas las personas que actúen en nombre de Medmedic o participen en sus operaciones, independientemente de su cargo o modalidad de relación.
Comprende, entre otros, a:
- Directores, gerentes y representantes de la empresa.
- Trabajadores y colaboradores.
- Proveedores, distribuidores e intermediarios cuando actúen en representación o por encargo de Medmedic.
- Consultores, asesores y otros terceros vinculados a operaciones de la empresa.
Medmedic espera asimismo que sus proveedores y aliados comerciales mantengan estándares de conducta compatibles con los principios establecidos en esta política.
Prohibición del soborno y la corrupción
Está estrictamente prohibido ofrecer, prometer, autorizar, entregar, solicitar o aceptar directa o indirectamente dinero, regalos, comisiones, favores o cualquier otro beneficio indebido con la finalidad de influir en una decisión, obtener una ventaja injustificada o favorecer indebidamente a una persona o empresa.
Entre las conductas prohibidas se encuentran:
- El pago o recepción de sobornos o comisiones indebidas.
- La entrega de dinero o beneficios para favorecer una compra, venta o contratación.
- El pago de incentivos personales a trabajadores de clientes, proveedores o terceros para obtener una ventaja comercial.
- La entrega de beneficios para alterar decisiones, evaluaciones, inspecciones, autorizaciones o trámites.
- La utilización de terceros para realizar actos que Medmedic no realizaría directamente.
- La generación de documentos, facturas, comprobantes o registros falsos destinados a ocultar un pago indebido.
Regalos, atenciones y hospitalidad
Los regalos, invitaciones, comidas, atenciones comerciales u otros beneficios únicamente podrán otorgarse o aceptarse cuando sean razonables, ocasionales, transparentes y legítimos, y no tengan como finalidad influir indebidamente en una decisión.
No está permitido:
- Entregar o aceptar dinero en efectivo o equivalentes de dinero como regalo.
- Ofrecer regalos o beneficios a cambio de la adjudicación de una compra, contrato o negocio.
- Aceptar beneficios personales que puedan condicionar la independencia de una decisión comercial.
- Dividir o fraccionar regalos o gastos con la finalidad de ocultar su verdadero valor o propósito.
Los artículos promocionales de valor razonable, muestras comerciales y atenciones de cortesía podrán ser aceptados u otorgados siempre que no generen una obligación para quien los recibe ni comprometan la imparcialidad de las partes.
Funcionarios públicos y pagos de facilitación
Está prohibido ofrecer, prometer o entregar dinero, regalos, beneficios o ventajas indebidas a funcionarios o servidores públicos con la finalidad de obtener un trato preferencial, agilizar indebidamente un trámite, evitar una sanción, conseguir una autorización o influir en una decisión.
Medmedic no permite pagos de facilitación, entendidos como pagos informales realizados para acelerar o asegurar la realización de trámites, procedimientos o actuaciones que deban desarrollarse por los canales regulares.
Toda interacción con autoridades deberá realizarse de manera transparente, utilizando los procedimientos oficiales y conservando, cuando corresponda, la documentación que sustente la gestión realizada.
Proveedores, intermediarios y terceros
Medmedic procura relacionarse con proveedores, distribuidores, asesores y aliados comerciales que desarrollen sus actividades de manera legal, ética y transparente.
La selección de terceros deberá realizarse considerando criterios objetivos tales como calidad, experiencia, precio, capacidad de cumplimiento, reputación e idoneidad comercial.
Cuando la naturaleza o nivel de riesgo de una operación lo justifique, Medmedic podrá realizar verificaciones razonables de antecedentes, reputación, titularidad, experiencia o capacidad del tercero antes de iniciar o continuar una relación comercial.
Se consideran señales de alerta, entre otras:
- Solicitudes de pagos a cuentas que no correspondan al proveedor contratado.
- Comisiones excesivas o que no puedan justificarse comercialmente.
- Solicitudes de pagos en efectivo sin sustento.
- Negativa injustificada a proporcionar documentación comercial o tributaria.
- Uso de intermediarios cuya participación no tenga una función comercial clara.
- Solicitudes para ocultar la identidad del beneficiario de un pago.
Medmedic podrá rechazar, suspender o finalizar una relación comercial cuando existan indicios razonables de actos de corrupción, soborno o incumplimiento de esta política.
Conflictos de interés
Existe un conflicto de interés cuando los intereses personales, familiares, económicos o profesionales de una persona pueden interferir o aparentar interferir con el cumplimiento objetivo de sus funciones dentro de Medmedic.
Todo colaborador deberá comunicar oportunamente a la Gerencia cualquier situación que pueda generar un conflicto de interés, incluyendo relaciones personales, familiares o económicas relevantes con clientes, proveedores, competidores u otros terceros vinculados a una decisión en la que participe.
La existencia de un conflicto de interés no implica necesariamente una conducta indebida; sin embargo, deberá ser informado y gestionado de manera transparente.
Donaciones, patrocinios y aportes
Las donaciones, patrocinios o contribuciones realizadas por Medmedic deberán responder a una finalidad legítima, encontrarse debidamente autorizadas y contar con documentación que permita identificar al beneficiario y el propósito del aporte.
Estos mecanismos no podrán ser utilizados directa o indirectamente para ocultar un soborno, generar una obligación indebida o influir en una decisión comercial o administrativa.
No se podrán utilizar fondos, bienes o recursos de Medmedic para realizar aportes políticos sin autorización expresa de la Gerencia General y sin verificar previamente su conformidad con la normativa aplicable.
Registros y controles
Todas las operaciones de Medmedic deberán registrarse de forma clara, completa y razonablemente detallada, de acuerdo con su naturaleza y con la documentación comercial, contable o tributaria correspondiente.
Está prohibido:
- Crear registros, facturas, recibos o comprobantes falsos o engañosos.
- Ocultar deliberadamente la verdadera finalidad de un pago.
- Mantener fondos o cuentas no registradas destinadas a realizar pagos indebidos.
- Registrar gastos personales como si fueran gastos legítimos de la empresa.
Los pagos realizados en nombre de Medmedic deberán contar con una causa comercial legítima y con el sustento correspondiente.
Canales de reporte y no represalias
Cualquier trabajador, proveedor, cliente o tercero que conozca o sospeche razonablemente de una posible conducta contraria a esta política podrá comunicarla a Medmedic.
Los reportes podrán realizarse mediante:
- Correo electrónico: ventas@medmedic.pe, indicando de ser posible el asunto “Reporte de integridad”.
- Comunicación directa con la Gerencia General de Medmedic.
Los reportes deberán realizarse de buena fe y contener, en la medida de lo posible, información que permita comprender y verificar los hechos comunicados.
La presentación deliberada de información falsa con el propósito de perjudicar a otra persona podrá ser considerada un incumplimiento de esta política.
Evaluación e investigación
Medmedic evaluará los reportes recibidos de manera objetiva y proporcional a la naturaleza de los hechos comunicados.
Cuando corresponda, la empresa podrá solicitar información adicional, revisar documentos y registros relacionados con la operación, entrevistar a las personas involucradas o adoptar otras medidas razonables para esclarecer los hechos.
Las personas involucradas deberán colaborar de buena fe con las revisiones internas y conservar la documentación relacionada con el caso.
Cuando existan indicios de la posible comisión de una infracción o delito, Medmedic podrá adoptar las acciones legales correspondientes y colaborar con las autoridades competentes cuando resulte necesario.
Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento de esta política será evaluado de acuerdo con la gravedad de los hechos, la participación de las personas involucradas y la normativa aplicable.
Las medidas podrán incluir, según corresponda:
- Medidas disciplinarias internas conforme a la legislación laboral aplicable.
- Suspensión o terminación de relaciones comerciales.
- Resolución de contratos cuando corresponda.
- Recuperación de pagos o beneficios obtenidos indebidamente, cuando resulte legalmente procedente.
- Comunicación de los hechos a las autoridades competentes cuando corresponda.
Capacitación y prevención
Medmedic promoverá la difusión de esta política entre sus colaboradores y, cuando resulte necesario, brindará orientación o capacitación sobre prevención del soborno, conflictos de interés, relación con terceros y otras materias de integridad.
La empresa podrá reforzar estas medidas en las áreas, operaciones o relaciones comerciales que presenten una mayor exposición a riesgos de corrupción o soborno.
Supervisión y mejora continua
La Gerencia General es responsable de promover el cumplimiento de esta política y podrá designar responsables o establecer controles adicionales cuando la naturaleza, tamaño o riesgos de las operaciones de Medmedic lo requieran.
Medmedic podrá revisar periódicamente sus riesgos, procedimientos y controles con la finalidad de identificar oportunidades de mejora y fortalecer sus medidas de prevención.
Esta política podrá ser modificada cuando existan cambios normativos, nuevas actividades, nuevos riesgos o cuando la empresa considere necesario fortalecer sus mecanismos de integridad.
Cumplimiento de la política
Todos los colaboradores y representantes de Medmedic deberán actuar conforme a los principios establecidos en esta política y comunicar cualquier situación que pueda constituir un incumplimiento.
Los proveedores, intermediarios y demás terceros que actúen en nombre o representación de Medmedic deberán respetar estos principios durante el desarrollo de las actividades relacionadas con la empresa.
Cualquier duda sobre la interpretación o aplicación de esta política deberá ser consultada con la Gerencia General antes de ejecutar una operación respecto de la cual existan dudas razonables.